Ochrana osobních údajů

Pravidla ochrany osobních údajů – prohlášení o shodě s GDPR

 

Vážení uživatelé,

dovolte nám Vás informovat o tom, jak v Severočeské vědecké knihovně v Ústí nad Labem, příspěvkové organizaci (dále jen „SVKUL“), v souvislosti s nabízením, sjednáváním, poskytováním a správou našich služeb zpracováváme Vaše osobní údaje.  Smyslem pravidel ochrany osobních údajů je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vaších osobních údajích, které zpracováváme, a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Vaše dotazy převezmeme u registračních pultů na adrese: Winstona Churchilla 1974/3, Ústí nad Labem a Velká Hradební 45, Ústí nad Labem, nebo e-mailu knihovna@svkul.cz, nebo prostřednictvím našeho pověřence na ochranu osobních údajů na adrese: Mgr. Jiří Kalach, Špitálské náměstí 1050/3, Ústí n. L. 400 01, nebo e-mailu kalach@svkul.cz.

 

Obecné informace

SVKUL má řadu zákonných povinností týkajících se zpracování osobních údajů uživatelů, které musí dodržovat zejména s ohledem na plnění smluvních povinností, bezpečnost uživatelů nebo svých oprávněných zájmů atd. V tomto ohledu bychom Vám bez získání Vašich osobních údajů své služby nemohli vůbec poskytovat. Osobní údaje uživatelů zpracováváme též nad rámec zákonných povinností, a to pro účely péče o Vás, naše uživatele, abychom si pro vybrané služby ověřili Vás zájem o zlepšení našich služeb. K tomu potřebujeme získat Váš souhlas. Pokud svůj souhlas v těchto případech neudělíte, mohou být námi poskytované služby omezeny či jinak upraveny v závislosti na rozsahu údajů, které budeme oprávněni zpracovávat. O rozsahu omezení či úprav každého uživatele budeme informovat. Informace o zpracování osobních údajů a Vaše práva jsou zde:

 

  1. Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

  1. Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; zpracováváme pouze přesné osobní údaje zákazníků a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů;
  2. Osobní údaje zákazníků zajišťujeme s nejvyšší možnou bezpečností těchto údajů a zabraňujeme jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům zákazníků, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;
  3. vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech;
  4. v SVKUL dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zjištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji zákazníků, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.

 

Informace o zpracování osobních údajů

 Informace o zpracovateli a správci Vašich osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je Severočeská vědecká knihovna, p. o., se sídlem Winstona Churchilla 1974/3, Ústí nad Labem, 400 01, IČO: 00083186. Pověřencem na ochranu osobních údajů je Mgr. Jiří Kalach, Špitálské náměstí 1050/3, Ústí n. L. 400 01.

 

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

 Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny (rezervace prostoru, přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

 

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

 Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například slevu na registraci).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Prostřednictvím svého čtenářského konta si může čtenář nastavit, které zprávy chce od knihovny e-mailem dostávat. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně, nebo si ji smazat sám prostřednictvím svého čtenářského konta.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

 

Záznamy z kamerového systému

 Knihovny mohou být vybaveny monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost hůře viditelných prostor. Tyto prostory jsou označeny piktogramem kamery.

 

Kde své údaje najdete

 Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (číslo průkazu, PIN) na webových stránkách knihovny www.svkul.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o složené záloze a zadaných rezervacích, případně další informace.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje vědecká půjčovna (pult@svkul.cz).

 

Aktuálnost a úprava osobních údajů

 Knihovna udržuje uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si čtenáři mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (kontaktní adresa, e-mail, telefon).

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, upomínky a pozvánky na akce. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

 

Jak dlouho údaje uchováváme

 Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. Čtenář si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, i pokud nemá platný čtenářský průkaz, a to i opakovaně.

Údaje o peněžitých transakcích mezi SVKUL a čtenářem uchováváme po dobu 5 let.

Údaje z kamerového systému knihovna uchovává 3 dny od pořízení záznamu, nebo po dobu nezbytnou k prošetření zachycené události.

 

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů ve vlastním knihovním systému.  Nikomu je tedy za účelem správy nepředává. Osobní údaje předáváme našemu právnímu zástupci za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn. Osobní údaje, které knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobě podle čtenářova přání.

V souladu s příslušnými právními předpisy je SVKUL oprávněna přímo, bez Vašeho souhlasu, předat Vaše osobní údaje:

Příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností, pro účely výkonu rozhodnutí a přestupkovým komisím.

Dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy např. třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek za zákazníky.

S Vaším souhlasem předáme Vaše osobní údaje dále:

Jiným osobám za účelem šíření informací, nabízení produktů a služeb SVKUL. Takové předávání budeme uskutečňovat vždy pouze při udělení Vašeho souhlasu a předávat budeme pouze Vaše identifikační a kontaktní údaje v rozsahu potřebném pro daného příjemce. Při takovém předávání budeme pečlivě dbát na to, aby nedošlo k ohrožení nebo zneužití Vašich osobních údajů.

 

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám.

 

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů, má právo kdykoliv odvolat svůj souhlas. SVKUL poskytne sdělení požadovaných informací zdarma bez zbytečného odkladu, nebo v případě opakovaných žádostí za přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace. Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 Nařízení)

V případě, že subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že SVKUL nebo smluvní Zpracovatel společnosti SVKUL provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem subjekt údajů může:

Požádat SVKUL nebo jejího smluvního Zpracovatele o vysvětlení.

Požadovat, aby SVKUL nebo jeho smluvní Zpracovatel odstranili takto vzniklý stav; zejména je subjekt údajů oprávněn požadovat blokaci, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, právo na opravu a výmaz (čl. 16 a 17 Nařízení), právo na opravu a nepřesných, nebo neúplných osobních údajů, právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení), na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení) a uplatnění námitky proti profilování a automatizovanému rozhodování (čl. 21 a 22 Nařízení). SVKUL má oznamovací povinnost vůči jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny např. v případě opravy nebo výmazu atd. V takovém případě správce informuje subjekt údajů o těchto příjemcích na jeho přání (čl. 19 Nařízení). Subjekt údajů má právo být informován v případě porušení zabezpečení osobních údajů. (čl. 34 Nařízení)

Subjekt údajů má tedy právo kdykoliv se obrátit na SVKUL, nebo na pověřence na ochranu osobních údajů a požadovat informace a přístup ke zpracování osobních údajů. Uvedená práva může uplatnit jak na uvedených kontaktech SVKUL, nebo se s případnou stížností může obrátit i na dozorový úřad dle Nařízení EU. SVKUL také v rámci GDPR zajišťuje ochranu osobních údajů podnikajících fyzických osob a to v plném znění GDPR.

 

Povinnost poskytovat osobní údaje

Je-li povinnost poskytovat osobní údaje zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout tak, aby nečelil možným důsledkům neposkytnutí těchto údajů.

 

Další informace o ochraně osobních údajů uživatelů SKVUL najdete také v příloze č. 3 Knihovního řádu: Ochrana osobních údajů uživatelů SVKUL.